Cum pregătești documentele pentru traduceri tehnice?

Dacă gestionați manuale tehnice, proceduri, fișe, rapoarte sau documente pentru licitații, articolul nostru vă arată ce merită să verificați sau să clarificați înainte de a le trimite la traducere. 

Ce include documentația pentru traduceri tehnice

Documentația pentru traducere tehnică include fișierele folosite în producție, exploatare, mentenanță, achiziție, instruire sau conformitate.

Aceste documente pot fi:

• manuale de utilizare;
• fișe tehnice;
• instrucțiuni de lucru;
• proceduri interne;
• specificații;
• rapoarte;
• documente tehnice pentru licitații;
• materiale de instruire.

În multe proiecte de traduceri tehnice, informația importantă apare și în tabele, coduri, anexe, imagini, note sau referințe la echipamente. De aceea, textul trebuie să fie lizibil, complet și ușor de extras.

Fișierele editabile, denumite clar, ajută echipa de traducere să păstreze structura documentului și să lucreze mai rapid.

Ce informații trebuie să transmiteți agenției de traduceri?

Vă recomandăm să includeți:

• limba sursă și limba țintă;
• termenul de livrare dorit;
• lista documentelor care trebuie traduse;
• ce documente ați trimis doar ca referință;
• termenii preferați, dacă există;
• instrucțiuni despre elementele care rămân neschimbate;
• persoana de contact pentru clarificări tehnice;
• publicul care va folosi documentul;
• scopul traducerii;
• formatul final dorit pentru livrare.

Dacă există cerințe speciale cum ar fi păstrarea layoutului, folosirea unui anumit format sau alinierea cu documente anterioare, asigurați-vă că le includeți de la început.

Aceste detalii pot influența timpul de lucru și întrebările care apar pe parcurs. 

Organizați fișierele într-un mod simplu

Pentru a evita confuziile, organizați documentele într-un mod logic și simplu. Puteți folosi foldere separate pentru documentele principale, anexe, imagini, tabele și materiale de referință. Dacă există versiuni vechi și versiuni noi, marcați-le explicit.

Dacă lucrați cu platforme digitale sau transfer de fișiere, verificați accesul, parolele, termenul de expirare al linkurilor și drepturile de editare.

Pentru un proces de traduceri online sigure, fișierele trebuie să ajungă în format complet, editabil și printr-un canal potrivit sensibilității documentelor.

Pregătiți terminologia tehnică și materialele de referință

În mod ideal, trimiteți un glosar existent. Dacă nu există, pregătiți cel puțin o listă scurtă cu termenii preferați, termenii standardizați și elementele care nu trebuie traduse.

Puteți include denumiri de echipamente, nume de procese, abrevieri interne, coduri de produs, termeni folosiți în aplicații software sau denumiri acceptate deja de clientul final.

Materialele de referință pot include una sau mai multe dintre opțiunile de mai jos:

• documente traduse anterior și aprobate;
• manuale ale producătorului;
• scheme sau desene tehnice;
• capturi din interfețe software;
• nomenclatoare interne;
• observații de la echipa tehnică.

În proiectele de traduceri specializate, aceste materiale susțin calitatea livrării și ajută echipa să păstreze terminologia corectă.

Menționați formatul dorit și alte cerințe pentru documente și pentru elementele externe textului

Un document tehnic poate include elemente externe textului principal, cum ar fi tabele, note de subsol, antete, subsoluri, imagini, capturi, casete de text, comentarii, coduri sau denumiri de fișiere.

Când trimiteți documentele, menționați dacă toate aceste elemente trebuie traduse.

Contează și formatul. Fișierele editabile, cum ar fi Word, Excel, PowerPoint sau PDF-urile editabile permit extragerea textului, păstrarea structurii și aplicarea mai ușoară a corecturilor decât documentele scanate.

Scanările și fotografiile neclare pot întârzia proiectul, pentru că textul trebuie prelucrat înainte de traducere, iar uneori nu se poate păstra forma inițială a documentelor sau nu se pot transfera imaginile în documentele traduse.

Clarificați ce trebuie tradus și ce nu

Pregătiți o listă scurtă cu elementele care trebuie păstrate așa cum sunt.

Dacă anumite pasaje trebuie adaptate pentru o țară, o instituție, un client final, publicul documentului sau o procedură internă, menționați acest lucru separat.

În documentele tehnice, o alegere terminologică aparent mică poate afecta felul în care cititorul înțelege instrucțiunea, responsabilitatea sau etapa de lucru.

Este mai sigur să semnalați aceste aspecte de la început.

Greșeli pe care le întâlnim deseori în cererile de traduceri tehnice

Cele mai multe probleme apar când documentele sunt trimise incomplet sau fără context suficient. 

De multe ori, problema pornește de la mici deficiențe în comunicare, care consumă timp în etapa de clarificare.

Printre situațiile întâlnite deseori se numără:

• trimiterea unei versiuni vechi, apoi schimbarea ei după începerea proiectului;
• lipsa unei liste cu fișierele care trebuie traduse;
• lipsa diferențierii între documentele de lucru și documentația de referință;
• absența glosarului pentru termeni tehnici importanți;
• fișiere scanate greu de citit sau imposibil de editat.

Dacă documentul este încă în lucru, semnalați acest lucru de la început. Uneori, proiectul poate fi etapizat, dar echipa trebuie să știe ce versiune se poate traduce deja.

Semnalați aceste detalii înainte de ofertare, ca termenul, costul și formatul de livrare să fie realiste.

Este nevoie doar de o scurtă verificare înainte să trimiteți documentele la traducere

Această scurtă verificare vă ajută să aveți cerințe clare și să reduceți întrebările ulterioare.

Verificați dacă:

• ați ales versiunea finală sau versiunea care trebuie tradusă acum;
• fișierele sunt denumite clar;
• ați separat documentele de tradus de materialele de referință;
• ați inclus glosarul sau termenii importanți;
• ați precizat ce rămâne netradus;
• ați menționat publicul, scopul traducerii și destinația documentului;
• ați transmis formatul final dorit;
• ați indicat o persoană de contact pentru întrebări tehnice.

O documentație pregătită atent reduce numărul clarificărilor ulterioare și ajută proiectul să avanseze mai rapid.

Traducerea pornește de la informații clare, fișiere complete și instrucțiuni realiste. Așa, echipele implicate pot lua decizii mai bune, cu mai puține reveniri asupra acelorași detalii.